Het onderzoek uit de ideate fase heeft laten zien dat het communicatieplan, bestaande uit negen bouwstenen, de manier is om D’serve partners te ondersteunen in de inhoud, timing en wijze van communicatie en Delft Marketing te laten zien waarom dit communicatieplan tot stand is gekomen, voor wie het bedoelt is en wat het moet opleveren.

Prototype
Het prototype van het concept bestaat uit de stappen drie t/m zeven. Deze zijn vormgegeven aan de hand de inzichten uit het verdiepend onderzoek. De reden dat deze stappen belangrijk zijn om te testen en te valideren met de partners en Delft Marketing is omdat deze stappen direct door de partners gebruikt zullen worden en belangrijk zijn voor het meten van de impact van het communicatieplan.

Testen & valideren prototypes
In samenspraak met Amy en Michiel is gekozen om deze prototypes te testen met De Papaver. Als duurzaamheidscentrum met veel ervaring in duurzaamheidsinitiatieven beschikken zij over een kritische blik. De inzichten van andere partners zijn meegenomen in de creatie van de prototypes en zullen na de testfase het volledige plan gepresenteerd krijgen om extra draagvlak op te halen. Voorafgaand aan de eerste testronde zijn de prototypes intern gevalideerd door Amy.

Alle stappen zijn vormgegeven en doorontwikkeld volgende de build-measure-learn cyclus. Omdat er met een partner is getest zijn deze inzichten voornamelijk kwalitatief. In de testrondes zijn vier tests uitgevoerd, één voor elke stap van het partnerdeel van het communicatieplan.

Testronde 1
Zo is de eerste testronde afgenomen met De Papaver aan de hand van een semigestructureerd interview. De boodschappen werden onder andere getest op herkenbaarheid, interpretatie en toepasbaarheid. Hieruit is geleerd dat het gebruik van het woord “bezoeker” verwarring oplevert wie daar precies onder vallen. Daarnaast wordt de sub boodschap over “samenwerkingen met partners” al overbodig bevonden, aangezien deze boodschap geen relevante richting geeft in hoe partners over het initiatief kunnen communiceren. De strategie is in zijn algemeenheid getest op begrijpelijkheid en toepasbaarheid. Hieruit is gebleken dat de strategie laagdrempelig en passend is en wordt begrepen door de partner, maar dat het nog duidelijker kan door teksten in bulletpoints te zetten. Daarnaast is ook de herkenbaarheid en acceptatie van de tone of voice, en de houvast die de kanalen en do’s & don’ts geven getest.

De middelen zijn getest op visuele aantrekkelijkheid, duidelijkheid en gebruiksgemak. Daarnaast is ook door middel van een A/B-test het template voor de kant-en-klare visuals en beeldgenerator getest. Template A had een duidelijke voorkeur bij De Papaver en ook Delft Marketing vond dit het mooiste template om te gebruiken. Daarnaast werd duidelijk gemaakt dat kant-en-klare teksten een must zijn voor de partners die weinig tijd hebben om te communiceren. Ook werd benadrukt dat drukwerk met een QR-code naar de D’serve landingspagina waardevol zijn op kruisbestuiving te creëren. De planning is getest op haalbaarheid en toepasbaarheid binnen de werkzaamheden van de partners. De Papaver gaf aan dat de spreiding van vijf communicatiemomenten logisch is, maar dat er een extra afsluitmoment toegevoegd kan worden. daarnaast moet per contactmoment toegelicht worden waarom deze belangrijk is zodat de partners begrijpen waarom zij het inzetten.

Testronde 2
In de tweede testronde zijn de doorontwikkelde prototypes opnieuw getest met De Papaver. Per onderdeel is gekeken of de aanpassingen de problemen hebben aangepakt. De Papaver gaf aan dat de boodschappen nu duidelijk richting geven. Daarnaast zal het benoemen van voordelen (zoals zichtbaarheid en extra omzet) partners helpen in vanuit intrinsieke motivatie te communiceren. De geherstructureerde strategie werd als overzichtelijker en praktischer ervaren en met de toevoeging van een aanspreekvorm in de tone of voice werd deze stap als compleet beschouwd.

De Papaver adviseerde om de middelen via een transferbestand en via een link aan het communicatieplan toe te voegen. De kant-en-klare teksten zijn enthousiast ontvangen, deze zullen ook in het Engels beschikbaar moeten zijn en per actie geformuleerd moeten worden. Tot slot moet er goed opgelet worden op slordigheden in de formulering. De uitgebreide weergave van de planning werd als een verbetering beschouwd. De spreiding van de communicatiemomenten zorgt voor een logisch verloop en het toegevoegde contactmoment is een waardevolle toevoeging gebleken.

Als laatste zijn de doelstellingen van het communicatieplan gevalideerd met Amy. Hieruit werd geconcludeerd dat de derde doelstelling aangepast moest worden, aangezien deze doelstelling in essentie teveel leek op de tweede doelstelling. Daarnaast zijn de doelstellingen ook uitgebreid naar alle 16 partners i.p.v. de zes partners aangezien het communicatieplan uiteindelijk alle partners moet ondersteunen.

Conclusie testfase
De prototypes voor de stappen drie t/m zeven zijn aan de hand van twee testfases aangescherpt op basis van kwalitatieve feedback van De Papaver en validatie door Delft Marketing. De testresultaten geven weer dat de stappen vier t/m zeven duidelijk, toepasbaar en haalbaar worden bevonden voor partners. De prototypes zijn doorontwikkeld tot een eindversie die klaar is om opgemaakt te worden richting implementatie waarin het zal fungeren als passende ondersteuning voor de partners en een sterke blauwdruk voor Delft Marketing.

Draagvlak stakeholders
De Papaver heeft tijdens de testfase aangegeven zeer enthousiast te zijn over het communicatieplan. Zij zien meerwaarde in de vier stappen en hebben bevestigd het plan acties in te zullen zetten tijdens de tweede editie van D’serve.

Interne stakeholders zijn gedurende het testproces betrokken gebleven. Feedback van Amy op de eerste prototypes en de validatie van de doelstellingen hebben ervoor gezorgd dat het communicatieplan doorontwikkeld bleef worden.

Het communicatieplan wordt voor 29 januari gepresenteerd aan de overige partners, nadrukkelijk met de schoonmaakcluster. Dit moment dient om extra draagvlak op te halen en partners voor te bereiden op een verbeterde communicatieomgeving tijdens de tweede editie.  Op 29 januari wordt het communicatieplan in zijn geheel gepresenteerd aan Delft Marketing en het Platform Bezoekerseconomie.

Aantal woorden: 934